Кадрові документи – у цифровому форматі: більше можливостей для роботодавців і працівників

В Україні розширено можливості використання електронного документообігу у сфері трудових відносин.

Набрав чинності розроблений Держпраці наказ Мінекономіки, яким оновлено Порядок впровадження електронного документообігу.

Якщо раніше цей Порядок стосувався насамперед системи управління охороною праці, то тепер його дію поширено на сферу трудових відносин загалом, включаючи документи з питань охорони праці.

Що це означає для роботодавців?

Роботодавець, який приймає рішення перейти на електронний документообіг, може організувати створення, ведення, підписання, пересилання та зберігання документів у цифровому форматі – відповідно до вимог законодавства про працю, законодавства про електронні документи, електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги.

У цифровому форматі можуть використовуватися, наприклад:

• заяви працівників;
• накази та розпорядження роботодавця;
• документи щодо відпусток, відряджень, переведення, звільнення;
• документи з питань охорони праці;
• інші документи у сфері трудових відносин, ведення яких передбачено законодавством.

Важливо: перехід на електронний документообіг є альтернативним варіантом. Роботодавець самостійно приймає рішення про його впровадження та оформлює це відповідним наказом або розпорядженням.

Переваги для бізнесу та працівників:

• швидший обмін документами;
• менше паперової роботи;
• зручна взаємодія з працівниками, які працюють дистанційно або перебувають в іншому місті чи країні;
• краща організація кадрового діловодства;
• можливість належного електронного зберігання документів.

Це ще один крок до сучасного, зручного та безпечного кадрового адміністрування – особливо в умовах дистанційної роботи, релокації бізнесу та воєнного стану.

Електронний документообіг – це право роботодавця організувати кадрові процеси сучасніше, швидше та зручніше.